Anleitung zur Verwendung des Webkonferenz Servers BigBlueButton
- Wir installieren für Sie auch ihren eigenen Konferenzserver.
- Wir beraten und unterstützen gerne bei der individuellen Lösung für Ihr Unternehmen, Ihre Organisation oder Ihren Verein, um effektiv zusammen zu arbeiten und dabei alles sicher und unter eigener Kontrolle zu haben.
Seitenübersicht - Inhalt
Symbolik der Teilnehmenden und Rollen
Wenn Sie BigBlueButton verwenden, so tun Sie dies entweder als Zuschauer*in, als Moderator*in, oder als Präsentator*in. Welche dieser Rollen Sie einnehmen, beeinflusst Ihre Verwaltungs- und Einstellungsmöglichkeiten.
Alle User haben ein Icon, das standardmäßig die Initialen des Namens zeigt. Bei allen Teilnehmenden geben kleine Icons an, wie sie am Meeting teilnehmen:
- Kopfhörer-Icon: User hört nur zu
- Mikrofon-Icon: User verwendet zusätzlich ein Mikrofon
- grünes Icon: Mikrofon ist an
- rotes Icon: Mikrofon ist stummgeschaltet
- Bildschirm-Icon: User präsentiert / teilt den Bildschirm
Zuschauer
Die Rolle „Zuschauer“ ist die einfachste Rolle, die Teilnehmende einnehmen können. Sie ist durch ein rundes Icon im Feld TEILNEHMER gekennzeichnet.
Zuschauer*innen dürfen:
- zuschauen
- zuhören
- sprechen.
Zuschauer*innen können teilnehmen an
- Öffentlicher Chat
- Geteilte Notizen
- Breakout Rooms
- Privater Chat
- Umfragen
- Bearbeitung der Präsentationsfolien
Alle diese Möglichkeiten können jedoch von übergeordneten Rollen („Moderator“, „Präsentator“) zugelassen oder verboten werden, sodass Zuschauer*innen z.B. keine Privaten Chats führen dürfen.
Zuschauer*innen können nicht die Präsentation leiten.
Moderator
Die nächst-übergeordnete Rolle ist die Rolle „Moderator“. Sie ist durch ein quadratisches Icon in dem Feld TEILNEHMER gekennzeichnet.
Als Moderator*in verfügen Sie über alle Rechte und Möglichkeiten von Zuschauenden.
Moderator*innen können darüber hinaus
- die Rechte von Zuschauer*innen einschränken
- Teilnehmende aus der Konferenz zu entfernen
- die Rolle „Präsentator“ einnehmen, wodurch Sie die Präsentation leiten.
Sofern nicht anders eingestellt, ist ein Wechsel der Präsentationsleitung durch Präsentationsleitung und Moderator*innen die ganze Zeit über möglich und verläuft einvernehmlich.
Präsentator
Die höchste Rolle ist die des „Präsentators“. Sie ist durch ein quadratisches Icon und ein zusätzliches Präsentationssymbol in dem Feld TEILNEHMER gekennzeichnet.
Als Präsentator*in steht Ihnen die Kontrolle über alle Verwaltungs- und Einstellungsmöglichkeiten zu.
Präsentator*innen leiten die Präsentation und können
- den Input bestimmen (Präsentationsfolien, Videos)
- Umfragen erstellen
- Breakout Rooms erstellen
- über die Rechte, Einstellungsmöglichkeiten und (Inter-)Aktivität der weiteren Teilnehmer*innen verfügen
- über die Rollen der Teilnehmenden verfügen, d.h. Zuschauende zu Moderierenden befördern und Moderierende zu Zuschauenden zurückstufen
Zugang für Moderatoren (Greenlight Interface)
Verbinden Sie sich mit dem Server und akzeptieren Sie bitte die Verwendung von Cookies.
Login
mit den zugewiesenen Zugangsdaten
Eine Selbstregistrierung ist deaktiviert, sodass nur eingerichtete Account aktiv sind.
Bitte beachten Sie die verlinkten Datenschutzbestimmungen.
Auch wenn die Datenkommunikation serverseitig nicht automatisch vorgenommen wird, so sind IP- und MAC Adresse jedes Teilnehmenden bei jedem Internetserver nachvollziehbar und somit mindestens Zeitpunkt und Dauer in den Netzwerklogs immer erfasst.
Sie sehen den Startraum:
Sie könnten diesen Startraum direkt konfigurieren, es empfiehlt sich jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit (für individuelle Einstellungen und bezüglich eventueller Aufzeichnungen, siehe später) für jede Themenreihe einen eigenen Raum anzulegen. Dies geschieht über „Raum erstellen“. In der folgenden Maske können Sie den Raum individuell konfigurieren:
- Es empfiehlt sich, die Teilnehmenden bei Betreten des Raumes stumm zu schalten.
- Durch die „Freigabe durch den Moderator, bevor der Raum betreten werden kann“ können Sie den Raum erst zu einem bestimmten Zeitpunkt manuell freigeben, dies geht zwar für mehrere Personen auf einmal, aber Nachzügler müssen dann separat freigegeben werden (Aufwand).
Die weiteren Konfigurationsoptionen empfehlen sich für klassische Webkonferenzen oder in kleinen Gruppen. Hier kann z.B. die Rolle des Moderators gesteuert werden.
Einladung an Teilnehmende
versenden Sie, indem Sie erst den gewünschten Konferenzraum auswählen (Linksklick auf Raumnamen) und dann den oberhalb eingeblendeten Link durch Drücken des „Kopieren“ Buttons in die Zwischenablage speichern. Für Teilnehmende ist es ausreichend diesen Link z.B. per Mail zuzusenden.
Näheres zur Moderation und Teilnahme an Konferenzen steht in den folgenden Abschnitten…
Einsatz von BigBlueButton - Webkonferenz (für alle Rollen)
Als Teilnehmender erscheint nach Verfolgung des Konferenzlinks folgende Seite. Es ist nicht nötig sich dabei einzuloggen. Die Angabe des Namens erleichtert lediglich die Zuordnung innerhalb der Konferenz aller Teilnehmenden.
Nach Start der Konferenz (als Moderator) oder Teilnahme (als Geladener) werden Sie zu Beginn gefragt, ob Sie mit Mikrofon (auch Headset) beitreten oder nur zuhören wollen.
Geben Sie dabei die Verwendung des Mikrofons frei (bzgl. Ihrer Kamera werden Sie später erneut gefragt, wenn Sie Ihre Kamera zum ersten Mal freigeben).
Ein nachfolgender Echotest erlaubt eine Funktionsprüfung. Wenn Sie sich hören können, drücken Sie auf „ja“.
Sollten Sie sich nicht hören, können Sie auf „Nein“ gehen und Ihr Mikrofon und Ihren Lautsprecher testen.
Sie kommen zum Startfenster Ihres Raumes. Links sehen Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, dann die Chatleiste und dann einen für alle Teilnehmer sichtbaren Startbildschirm. Bei Verwendung geteilter Notizen wird dieser anstelle des Chatbildschirms angezeigt.
Der Startbildschirm besteht aus mehreren Folien, auf die Sie weiterblättern können, und für die Zeichentools und Texteingabe zur Verfügung steht Auf „T“ gehen, ein Eingabefeld zeichnen und den Text eingeben. Der Button Mehrbenutzerbetrieb erlaubt den Teilnehmenden, hier ebenfalls zu arbeiten.
Sie können auch eigene Präsentationen hochladen, dazu aber später mehr…
Schreiben und Malen auf Folien (Whiteboard)
Ganz rechts in der Mitte finden Sie weitere Möglichkeiten, um mit Ihren Folien zu interagieren.
Bei Klick auf die Hand können Sie das Werkzeug wechseln. Folgende Werkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung:
- Hand: Zeigen eines Punktes für alle Teilnehmenden, wo sich Ihr Mauszeiger auf den Folien befindet (ähnlich einem Laserpointer).
- Linie, Dreieck, Ellipse, Rechteck: Zeichnen Sie die entsprechende geometrische Form auf die Folien. Zum Zeichnen müssen Sie den Mauszeiger gedrückt halten.
- Stift: Direktes Malen beliebiger Formen mit einem Stift.
Die Knöpfe darunter dienen dem rückgängig Machen der letzten Aktion, dem Löschen aller Anmerkungen und dem Freigeben der Malfunktion für alle Teilnehmer*innen.
- Das Freigeben der Malfunktion für Teilnehmende sollte nur bei sehr kleinen Gruppen gemacht werden, da alle Nutzer*innen gleichzeitig auf der Folie malen können. Das kann bei größeren Gruppen zum Absturz Ihres Browsers führen!
- Das Speichern von Mitschriften auf Folien und deren anschließende Veröffentlichung bzw. Download ist aktuell nicht mit BigBlueButton möglich. Wenn dieses gewünscht ist, müssen aktuell bspw. ein Screenshot erstellt oder externe Tools eingesetzt werden (siehe auch Hinweise unter Infos zu home-learning des CTL). Vorhandene Mitschriften werden nur temporär gespeichert und stehen nach Ende der Online-Lehrveranstaltung und Verlassen der Moderator*innen automatisch nicht mehr zur Verfügung.
Durchführen von Umfragen
Sie können Ihre Teilnehmende jeweils eine Frage als Umfrage stellen.
Dazu klicken Sie wieder auf den Plus-Button unten links: 
und danach auf Umfrage starten.
Sie haben hier mehrere Arten der Umfrage zur Auswahl:
- Ja/Nein-Frage
- 2-5 durch Buchstaben angegebene Antwortmöglichkeiten, die Sie z. B. mündlich durchgeben können
- Eigene Umfrage mit eigenen Auswahlmöglichkeiten (maximal 5)
Sobald Sie Umfrage starten aktivieren, können alle Teilnehmende per Klick abstimmen.
Mit einem Klick auf Umfrageergebnisse veröffentlichen können Sie die Umfrage beenden und die Teilnehmenden die Ergebnisse anzeigen. Das Ergebnis wird auf der Folie rechts unten angezeigt.
Gestalten Sie eine Folie, in welcher die Frage sowie die Antwortmöglichkeiten mit Buchstaben (max. A-E) angezeigt werden.
Chatfunktion
BigBlueButton erlaubt in der Konferenz eine Chatfunktion sowie die Verwendung geteilter Notizen. Der öffentliche Chat ist für alle Teilnehmenden und wird im Falle von Aufzeichnungen (siehe Abschnitt „Aufzeichnung von Vorlesungen“ auch mit aufgezeichnet, private Chats und Notizen hingegen nicht.
Durch Rechtsklick auf der Maus auf einen Namen in der Teilnehmendenliste können Sie mit einzelnen Teilnehmenden einen privaten Chatkanal öffnen. Diese Funktion steht auch den Teilnehmenden zur Verfügung.
- Fett
- Kursiv
- Unterstrichen
- Durchgestrichen
- Aufzählung mit Nummern
- Aufzählung mit Punkten
- Letzte Änderung rückgängig machen
- Letzte rückgängig gemachte Änderung wiederherstellen
- Gesamte Notizen als Datei exportieren
Raumeinstellungen
Einstellungen für Ihren Raum können Sie wie nachfolgend gezeigt vornehmen:
Achtung: Wenn Sie über die die nachfolgende Einstellung „Webcams aktiviert“ auf „Aus“ stellen, deaktivieren Sie alle Kameras, auch Ihre eigene, und führen nur eine Audiokonferenz durch.
Funktion | Bedeutung |
|---|---|
| Webcam freigeben | Hier können Sie einstellen, ob Teilnehmende ihre Webcam mit anderen teilen können. Standardmäßig können Teilnehmende ihre Webcam nicht teilen. |
| Nur Moderator*innen sehen Webcams | Hier können Sie einstellen, wer freigegebene Webcams sehen kann. Standardmäßig können nur Moderator*innen freigegebene Webcams sehen. |
| Mikrofon freigeben | Hier können Sie einstellen, ob Teilnehmende ihr eigenes Mikrofon freigeben können. Standardmäßig können nur Moderator*innen ihr Mikrofon freigeben. |
| Öffentliche Chatnachrichten senden | Hier können Sie einstellen, ob Teilnehmende im öffentlichen Chat Nachrichten schreiben können, die von allen Teilnehmer*innen gelesen werden können. Standardmäßig können alle Teilnehmende im öffentlichen Chat Nachrichten schreiben. |
| Private Chatnachrichten senden | Hier können Sie einstellen, ob Teilnehmende private Nachrichten an für sie sichtbare Teilnehmer*innen schicken können. Welche Teilnehmer*innen sehen, können sie mit dem Schalter „Andere Teilnehmer in der Teilnehmerliste sehen“ einstellen. Standardmäßig können Teilnehmende private Nachrichten an alle sichtbaren Teilnehmer*innen (hier: nur Moderator*innen) schicken. |
| Geteilte Notizen bearbeiten | Hier können Sie ändern, ob Notizen auch von Teilnehmenden angelegt und bearbeitet werden können. Standardmäßig können Teilnehmende geteilte Notizen nicht bearbeiten. |
| Andere Teilnehmer in der Teilnehmerliste sehen | Hier können Sie einstellen, ob Teilnehmende andere Teilnehmende in der Teilnehmer*innen-Liste sehen können. Standardmäßig können nur Moderator*innen alle Teilnehmende sehen. Teilnehmende sehen nur sich selbst und alle Moderator*innen. |
Präsentationsbereich verwenden
Präsentationen hochladen und anzeigen
Präsentationen und Inhalte, die Sie in der Konferenz zeigen wollen, werden beim Hochladen automatisch in das pdf Format konvertiert, dort können Sie mit den Zeichentools dann direkt Anmerkungen in den Präsentationen machen.
Als aktuelle Präsentation wird zunächst der oben gezeigte Willkommensbildschirm mit dem „Whiteboard auf den folgenden Folien angezeigt“. Die hochzuladenden Inhalte wählen Sie lokal auf Ihrem Rechner aus und laden Sie mit „Hochladen“ in Ihren Raum.
Achtung: Es kann immer nur eine Präsentation gleichzeitig angezeigt werden, auch wenn Sie zunächst mehrere Präsentationen hochgeladen haben. Diese wird als „aktuell“ angezeigt. Die übrigen Präsentationen bleiben im Speicher. Die Auswahl der gerade anzuzeigenden Präsentation erfolgt wie nachfolgend gezeigt über Markieren der gewünschten Präsentation (1) und Bestätigung (2).
Die Hochgeladenen Inhalte bleiben nur während der Präsentation im Raum vorhanden, Sie werden bei Verlassen des Raumes automatisch entfernt. Wenn Sie stattdessen Inhalte Live bearbeiten wollen und die Ergebnisse im Nachgang behalten wollen, Verwenden Sie stattdessen die Funktion „Bildschirm freigeben“ und teilen Sie Ihre Inhalte im „Anwendungsfenster“. Siehe Abschnitt „Teilen des Bildschirminhalts“.
Präsentationsberechtigungen
Die Rolle des Präsentators kann an andere Teilnehmende übergeben werden und, wie im rechten Bild gezeigt, wieder beendet werden, indem man sich selbst zum Präsentator macht:
Der Moderator einer Sitzung kann Teilnehmede stummschalten oder sogar ganz entfernen, sie zu Präsentatoren machen oder sich selbst wieder zum Präsentator machen.
Eine Sitzung kann auch mit mehreren Moderatoren durchgeführt werden. Dies empfiehlt sich nur in reinen Konferenzsituationen oder ggf. Gruppenarbeiten in der Lehre.
Dann kann der Moderator auch andere Teilnehmede zu Moderatoren befördern oder Sie auf den Teilnehmerstatus zurückstufen. Grundsätzlich muss der Raum dazu mehrere Moderatoren erlauben (siehe Punkt „Alle Nutzer nehmen als Moderator teil“ bei der Konfiguration des Raumes):
Damit nehmen alle Teilnehmer zunächst im Status Moderator teil, Sie können dann andere Teilnehmer „Zum Zuschauer zurückstufen“ bzw „Zum Moderator befördern“.
Bildschirminhalt teilen
Wenn Sie stattdessen Inhalte Live bearbeiten wollen und die Ergebnisse im Nachgang behalten wollen, Verwenden Sie stattdessen die Funktion „Bildschirm freigeben“ und teilen Sie Ihre Inhalte im „Anwendungsfenster“:
Teilen von Mikrofon, Webcam und/oder Bildschirm
Das Teilen von Audio/Video funktioniert über die Leiste unten in der Mitte:
- Mit Klick auf den linken Button kommen Sie zurück zu den Audio Einstellungen. Hier können Sie Ihr Audio, bzw. Mikrofon neu verbinden. Sollten Sie sich beim Eintritt in den virtuellen Klassenraum geirrt haben, können Sie dies hier korrigieren.
- Mit Klick auf den mittleren Button können Sie Ihre Webcam ein- und ausschalten.
- Mit Klick auf den rechten Button können Sie Ihren Bildschirm freigeben oder die Freigabe beenden.
Abspielen von Videos
Es werden folgende Dienste unterstützt:
- Youtube
- Vimeo
- Instructure Media
- Twitch
- Daily Motion
Aufzeichnungen
Sie können Vorlesungen, wie nachfolgend beschrieben, aufzeichnen. Die Aufzeichnung funktioniert nur für den zentralen Raum, nicht für sog. Breakout Rooms“.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Sie müssen Ihre Teilnehmende auf die Aufzeichnung in folgender Form hinweisen:
Die folgende Konferenz wird aufgezeichnet, die Aufzeichnung umfasst Bild, Ton und Chat innerhalb der Web Konferenz, um die Aufzeichnung den Teilnehmenden später als Videostream zur Verfügung stellen zu können. Soweit Sie mit Ihrer Aufzeichnung in Bild, Ton oder Chat nicht einverstanden sind, schalten Sie Kamera und Mikrofon nicht ein und nehmen Sie bitte nicht an am öffentlichen Chat der Veranstaltung teil. Fragen zur Konferenz können Sie in diesem Fall per Mail oder privatem Chat an den Moderator richten.
Der Umfang der Aufzeichnung besteht aus dem Präsentationsbereich, den Videos der aktiven Personen und dem Bereich des öffentlichen Chats.
Bei BigBlueButton werden private Chats, geteilte Notizen sowie die Einzelrückmeldungen einzelner Teilnehmer bei Umfragen nicht aufgezeichnet.
Durch Starten des Buttons Aufzeichnung starten wird die Vorlesung für alle Beteiligten sichtbar aufgezeichnet.
Die Aufzeichnung kann jederzeit unterbrochen werden.
Die Unterbrechung der Aufzeichnung wird ebenfalls allen Beteiligten angezeigt
Die Aufzeichnungen können unterbrochen, aber nicht endgültig gestoppt werden. Stoppen und Speichern erfolgt erst durch das Verlassen der Konferenz.
Wenn Sie den Raum verlassen (Konferenz beenden) bzw. sich ausloggen kommen Sie zurück zum Startbildschirm. Dort erscheinen nach einiger Zeit (abhängig von der Länge des Videos, ggf. erst nach dem nächsten Login) die durchgeführte Aufzeichnung in der entsprechenden Liste. Diese können den Teilnehmedenn über die Sichtbarkeit „öffentliche“ zur per Videostreaming zur Verfügung gestellt werden, mit „Nicht gelistet“ stehen sie nur dem Organisator des Raumes zur Verfügung.
Beenden
Bitte beachten Sie, dass Teilnehmer*innen nach dem Erteilen von Audiorechten zunächst ihr Audio neu verbinden müssen. Dies können die Teilnehmenden durch Klick auf den „Audio beenden“ Button 
und Klick auf den „Audio starten“ Button 
erreichen.
Beenden der Online-Konferenz
Die Einheit kann auf verschiedene Arten beendet werden, wodurch diese für Teilnehmende nicht mehr in BigBlueButton aufgerufen werden kann:
- Verlassen des Konferenzraumes durch alle Moderator*innen
- das aktive Beenden durch Moderator*innen
Gruppenarbeit mit Breakout-Räumen
Breakout-Räume sind – unabhängig von dem Hauptraum der Videokonferenz – mehrere, nebeneinander existierende, aber voneinander unabhängige, eigene Videokonferenzen, die sich in neuen Tabs öffnen. Es lassen sich bis zu acht dieser Räume erstellen, die die Teilnehmenden (zum Beispiel bei Gruppenarbeiten) entweder eigenständig betreten oder denen sie bei der Erstellung der Räume zugewiesen werden. Zusätzlich wird für die Breakout-Räume ein Zeitlimit eingestellt, das sichtbar in jedem Raum erscheint.
Nach dem Ablauf dieser Zeit (oder nach frühzeitiger manueller Schließung der Räume) werden alle Teilnehmenden automatisch wieder in den Hauptraum geholt. Sind die Teilnehmenden einem bestimmten Raum zugeteilt, so können sie nur diesen und den Hauptraum der Konferenz sehen, zwischen denen beliebig gewechselt werden kann (zum Beispiel, um Dozierenden eine Frage bezüglich der Aufgabenstellung etc. zu stellen). Präsentator*innen können jederzeit alle Breakout-Räume betreten, um so einen Überblick zu erhalten.
Breakout-Räume erstellen und verwalten
Um die Teilnehmenden Ihres Meetings in Breakout-Räume einzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:
- [1] Klicken Sie in der linken Spalte neben der Überschrift Teilnehmer oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie im Menü den Punkt Breakout-Räume erstellen.
- Es öffnet sich das Fenster Breakout-Räume, in den Sie die grundlegenden Einstellungen treffen können
- [2] Geben Sie an, wieviele Breakout-Räume Sie erstellen möchten, und wie lange die Gruppenarbeit dauern soll, bis die Räume wieder aufgelöst werden. Nach Ablauf dieser Zeit geht das Meeting wie zuvor mit allen Teilnehmenden weiter.
- Anschließend ordnen Sie Ihre Teilnehmenden den Räumen zu. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
- [3A] Sie ziehen die Namen händisch per Drag-and-Drop in die Räume.
- [3B] BigBlueButton ordnet die Teilnehmenden für Sie nach dem Zufallsprinzip zu.
- [4] Klicken Sie auf Erstellen, um die Arbeit in den Breakout-Räumen zu beginnen.
Während der Arbeitsphase in den Breakout-Räumen können Sie als Moderator*in oder Präsentator*in verschiedene Aktionen durchführen.
- [5] In der linken Spalte taucht der Menüpunkt Breakout-Räume auf. Hier können Sie:
- Sehen, welche Teilnehmenden sich in welchem Raum befinden
- Raum beitreten: Einen beliebigen Breakout-Raum betreten
- Audio starten: Hören, was in einem Raum gesprochen wird
- Sehen, wie lange die Gruppenarbeitsphase noch dauert
- Alle Breakout-Räume beenden: die Gruppenarbeit beenden.
- Wir installieren für Sie auch ihren eigenen Konferenzserver.
- Wir beraten und unterstützen gerne bei der individuellen Lösung für Ihr Unternehmen, Ihre Organisation oder Ihren Verein, um effektiv zusammen zu arbeiten und dabei alles sicher und unter eigener Kontrolle zu haben.
Fehlermeldungen - Troubleshooting
typische Netzwerkfehler: https://docs.bigbluebutton.org/support/troubleshooting.html#webrtc-errors-1001-1002